6.4.1Grundlage für die Prüfung der Zusammensetzung des Komitees ist zugehörige Teilnehmerliste (siehe 9.9) im Sinne eines Ist-Zustandes sowie die im Businessplan angeführten Interessensträger im Sinne eines Soll-Zustandes. Das Komitee hat jährlich einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen.

6.4.2Stellt das Komitee im Zuge des Vergleiches fest, dass Interessensträger nicht im Komitee vertreten sind, sind diese auf Beschluss des Komitees vom Komitee-Manager über die Möglichkeit der Teilnahme zu informieren und zur Teilnahme einzuladen. Sind trotz dieser Maßnahme nicht alle Interessensträger im Komitee vertreten, hat das Komitee zu prüfen, ob dennoch die neutrale Gemeinschaftsarbeit im Komitee sichergestellt werden kann. Das Komitee hat durch Beschluss mit einer Dreiviertelmehrheit der abgegebenen Stimmen, wobei Stimmenthaltungen nicht berücksichtigt werden, festzustellen, dass die neutrale Gemeinschaftsarbeit im Komitee gegeben ist.

6.4.3Ist ein Interessensträger oder ein Teilnehmender des Komitees der Meinung, dass dem nicht so ist, kann dieser einen Antrag an die Schlichtungsstelle (siehe Abschnitt 13) stellen.

7.1Sitzungen, Einberufung, Tagesordnung: Sitzungen sind gemäß dem Arbeitsprogramm in für die Zielerreichung notwendigen Abständen vom Vorsitzenden gemeinsam mit dem Komitee-Manager festzulegen. Für die Einberufung und die Festlegung der Tagesordnung ist der Komitee-Manager verantwortlich. Eine Sitzung kann auch über elektronische Medien, z.B. Video- oder Webkonferenz, abgehalten werden.

Eine Sitzung ist jedenfalls einzuberufen, wenn dies entweder der Vorsitzende oder mehr als die Hälfte der stimmberechtigten Teilnehmenden unter Angabe der Gründe verlangt.

Mitglieder des Präsidiums, der Direktor oder der für den Bereich Normung verantwortliche Leiter von Austrian Standards Institute können jederzeit und ohne Ankündigung an den Sitzungen eines Komitees oder einer Arbeitsgruppe teilnehmen. Sie haben das Recht auf Antragstellung, jedoch kein Stimmrecht.

7.2Ein Komitee oder eine Arbeitsgruppe ist arbeitsfähig, wenn der Vorsitzende oder dessen Stellvertreter und zumindest drei weitere Teilnehmende anwesend sind. Teilnehmende gelten bei einer Sitzung auch dann als anwesend, wenn sie mittels elektronischer Medien live teilnehmen.

7.3Die Grundlage für die Feststellung der Beschlussfähigkeit eines Komitees ist die Anzahl der in der Teilnehmerliste eingetragenen Personen. Es ist zu beachten, dass ein Teilnehmender und sein Stellvertreter als eine Person zu rechnen ist. Weiters sind der Komitee-Manager sowie Komitee-Manager anderer Komitees, die in der Teilnehmerliste beispielsweise zu Koordinierungszwecken eingetragen sind, nicht stimmberechtigt und somit nicht zu zählen.

Ein Komitee ist beschlussfähig, wenn

a) mehr als die Hälfte der in der Teilnehmerliste eingetragenen Personen in einer Sitzung anwesend ist (Beschlussfähigkeit 1. Grades), oder

b) mehr als ein Drittel der in der Teilnehmerliste eingetragenen Personen in einer Sitzung anwesend ist (Beschlussfähigkeit 2. Grades).

Teilnehmende gelten bei einer Sitzung auch dann als anwesend, wenn sie mittels elektronischer Medien live teilnehmen. Grundsätzlich ist ein Komitee in einer Sitzung beschlussfähig, wenn die Beschlussfähigkeit 2. Grades gegeben ist, sofern nicht andere Bestimmungen in dieser Geschäftsordnung eine Beschlussfähigkeit 1. Grades vorsehen (siehe 4.4.1 und 10.2.5).

Eine Arbeitsgruppe ist beschlussfähig, wenn der Vorsitzende oder dessen Stellvertreter und zumindest drei weitere Teilnehmende in einer Sitzung anwesend sind. Teilnehmende gelten bei einer Sitzung auch dann als anwesend, wenn sie über elektronische Medien live teilnehmen.

7.4Über jede Sitzung eines Komitees und einer Arbeitsgruppe ist ein Sitzungsbericht zu erstellen. Im Sitzungsbericht sind anzuführen:

a) Die anwesenden und die entschuldigten Teilnehmenden,

b) Sitzungsbeginn und -ende sowie Sitzungsort,

c) Stimmübertragungen,

d) Beschlüsse,

e) Aufgaben, einschließlich Nennung der für die jeweilige Aufgabe Verantwortlichen und Termine,

f) Aussagen und Standpunkte, wenn dies explizit durch einen Teilnehmenden gefordert wird, z. B. wenn die Meinung des Teilnehmenden eine andere ist als jene seiner nominiernden Stelle.

Bei einem Komitee ist der Komitee-Manager für die Erstellung und Aussendung der Sitzungsberichte, der Einladungen und Beilagen verantwortlich.

Bei einer Arbeitsgruppe ist der Vorsitzende der Arbeitsgruppe für die Erstellung der Sitzungsberichte, der Einladungen und Beilagen verantwortlich. Für deren Aussendung ist der Komitee-Manager verantwortlich.

Die Einladung zu einer Sitzung sollte mindestens zwei Wochen vor dem Sitzungstermin ausgesendet werden.

Den Mitgliedern des Präsidiums, dem Direktor, dem für den Bereich Normung verantwortlichen Leiter von Austrian Standards Institute sowie der Aufsichtsbehörde sind nach Aufforderung alle Sitzungsberichte von Komitees und Arbeitsgruppen zur Verfügung zu stellen.

8.1Alle Beschlüsse sind zu begründen und zu dokumentieren. Vergleichbar zu CEN/CENELEC Internal Regulation Teil 2, 3.2.3.3 muss der Vorsitzende danach streben, einstimmige Beschlüsse des Normungsgremiums zu erhalten. Wenn Einstimmigkeit in einer Frage nicht erreichbar ist, muss der Vorsitzende versuchen, eine möglichst breite Mehrheit als eine einfache oder qualifizierte (siehe 8.2 und 8.3) herbeizuführen. Beschlüsse werden entweder von den in der Sitzung anwesenden Teilnehmenden gefasst, wobei Teilnehmende bei einer Sitzung auch dann als anwesend gelten, wenn sie mittels elektronischer Medien live teilnehmen, oder auf dem Korrespondenzweg; Stimmenthaltungen werden nicht berücksichtigt. Bei Beschlüssen aus dem Korrespondenzweg ist eine Stimmübertragung nicht zulässig.

8.2Bis auf die in 8.3 angeführten Beschlüsse werden Beschlüsse grundsätzlich mit einfacher Mehrheit gefasst. In Sitzungen eines Komitees sind folgende Beschlüsse als eigene Tagesordnungspunkte anzukündigen und mit einfacher Mehrheit zu fassen:

a) Änderung des Businessplans, siehe Abschnitt 6.2,

b) Maßnahmen aus der Evaluierung der Teilnehmerliste, siehe Abschnitt 9.5,

c) Wahl des Vorsitzenden, siehe Abschnitt 10.2,

d) Überprüfung von ÖNORMEN auf Aktualität, Notwendigkeit und Zweckmäßigeit siehe Abschnitt 4.5,

e) Antrag auf Zulassung eines Mehrheitsbeschlusses beim Präsidium von Austrian Standards Institute, siehe Abschnitt 4.4.5,

f) Gründung von Arbeitsgruppen, siehe Abschnitt 5.4,

g) Auflösung von Arbeitsgruppen, siehe Abschnitt 5.5.

8.3In Sitzungen eines Komitees sind folgende Beschlüsse als eigene Tagesordnungspunkte anzukündigen und mit qualifizierter Mehrheit zu fassen:

a) Selbstauflösung oder Ruhenderklärung des Komitees (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitt 5.3),

b) Festlegung des Arbeitsprogramms (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitte 3.5.2.1, 4.2 und 6.3),

c) Feststellung der neutralen Gemeinschaftsarbeit im Komitee trotz Fehlens von Interessensträgern (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitt 6.4.2),

d) Verabschiedung eines ÖNORM-Vorschlags als Normentwurf zur öffentlichen Stellungnahme (Einstimmigkeit gemäß Abschnitt 4.4.4),

e) Mehrheitsbeschluss zur Verabschiedung eines ÖNORM-Vorschlags als Normentwurf zur öffentlichen Stellungnahme (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitt 4.4.5),

f) Annahme von Stellungnahmen zu ÖNORM-Entwürfen (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitt 4.4.10),

g) Bestätigung der Aktualität von ÖNORMEN, die älter als zehn Jahre sind (Einstimmigkeit gemäß Abschnitt 4.5.4),

h) Zurückziehung von ÖNORMEN und ÖNORM-Entwürfen (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitt 4.6.1),

i) Abstimmung über nationale Vorwörter oder Anhänge zu Europäischen Normen (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitt 3.4.4),

j) Annahme von Stellungnahmen zu Europäischen oder Internationalen Normentwürfen (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitt 3.4.5),

k) Abstimmung über Schlussentwürfe Europäischer oder Internationaler Normen oder über Technische Spezifikationen (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitt 3.4.7)

l) Übernahme einer Technischen Spezifikation von CEN als ÖNORM (Dreiviertelmehrheit gemäß Abschnitt 3.5.1.2).

9.1Jede juristische oder natürliche, fachkundige Person der Interessensträger kann unter Bekanntgabe der Gründe den Antrag auf Aufnahme in ein Komitee oder in eine Arbeitsgruppe stellen. Bei einer juristischen Person erfolgt die Mitwirkung durch eine von ihr nominierte natürliche, fachkundige Person.

9.2Der Komitee-Manager hat die Unterlagen des Antrags auf Aufnahme auf Vollständigkeit für die Beschlussfassung im Komitee bzw. in der Arbeitsgruppe zu prüfen. Sollten Information zur nominierten Person, z. B. Angaben über deren Fachkunde, fehlen, hat der Komitee-Manager diese unverzüglich entweder von der nominierten Person oder vom Nominierenden schriftlich einzufordern. Die nominierte Person kann in jedem Fall in der nächsten Sitzung des Komitees bzw. der Arbeitsgruppe, die auf seinen Antrag folgt, als Gast teilnehmen, wobei zwischen dem Datum des Einlangens des Antrags und der Sitzung jedenfalls fünf Arbeitstage liegen müssen. Liegen in dieser Sitzung für die nominierte Person alle notwendigen Unterlagen, diese sind

— der Antrag auf Aufnahme in ein Komitee oder in eine Arbeitsgruppe mit einem Nominierungsschreiben der ihn entsendenden Organisation unter Bekanntgabe der Gründe sowie

— einer kurzen Darstellung seiner Fachkunde,

zur Entscheidungsfindung vor, so muss über die Aufnahme in dieser ersten Sitzung beschlossen werden, auch bei eventueller Abwesenheit der nominierten Person. Fehlen Unterlagen, muss ein Beschluss dennoch jedenfalls spätestens bei der darauf folgenden Sitzung erfolgen. Der Nominierende muss bis zu dieser Sitzung dafür Sorge tragen, dass die erforderlichen Unterlagen vollständig beim Komitee-Manager vorliegen. Ist dem nicht so, kann dies eine Begründung für einen Beschluss auf Nichtaufnahme aufgrund unvollständiger Unterlagen darstellen. Sollte hingegen zwischen dem Zeitpunkt des Vorliegens des vollständigen Aufnahmeantrags und der nächsten Sitzung ein längerer Zeitraum liegen (mehr als ein Monat), ist der Beschluss über die Aufnahme der nominierten Person als Teilnehmer in das Komitee oder die Arbeitsgruppe auf Korrespondenzweg durchzuführen, wobei die Umfragedauer vorzugsweise bis zu zwei Wochen betragen sollte. Das Komitee bzw. die Arbeitsgruppe sowie der Aufzunehmende und der Nominierende sind nach Abstimmungsfrist über das Ergebnis der Umfrage schriftlich zu informieren.

9.3Das Komitee oder die Arbeitsgruppe hat über den Antrag sachbezogen durch Beschluss zu entscheiden, wobei darauf zu achten ist, dass alle betroffenen Interessensträger, insbesondere Interessensträger mit Praxisbezug, eingebunden sind. Ein Beschluss über die Nichtaufnahme einer Person ist sachlich zu begründen und dem Präsidium von Austrian Standards Institute mitzuteilen. Betrifft der Beschluss über die Nichtaufnahme einen von einer juristischen Person Nominierten, ist die juristische Person über den Beschluss zu informieren und ihr Gelegenheit zu geben, einen anderen Teilnehmer zu nominieren. Sowohl der Antragsteller als auch das Präsidium von Austrian Standards Institute können an die Schlichtungsstelle einen Antrag auf Überprüfung stellen (siehe Abschnitt 13).

9.4Nominiert eine juristische Person für den von ihr nominierten Teilnehmer einen ständigen Stellvertreter, ist dieser vom Normungsgremium zu bestätigen und in die Teilnehmerliste aufzunehmen. Ein ständiger Stellvertreter ist nur im Vertretungsfall stimmberechtigt.

9.5Gemäß Verordnung (EU) Nr.1025/2012, Kapitel II Artikel 4 Abs. 4 lit. b kann auch eine nationale Normungsorganisation durch Entsendung eines Beobachters an den geplanten Arbeiten teilnehmen.

9.6Teilnehmende müssen folgende Kriterien erfüllen:

a) Sie müssen über die erforderliche Fachkompetenz im thematischen Aufgabenbereich des Normungsgremiums verfügen.

b) Sie müssen die Fähigkeit aufweisen, rechtliche, technische, ökologische, ökonomische und/oder soziale Entwicklungen und Auswirkungen im thematischen Aufgabenbereich des Normungsgremiums zu verfolgen.

c) Sie müssen in der Lage und bereit sein, elektronische Medien für die Teilnahme an der Entwicklung von ÖNORMEN und an der europäischen und/oder internationalen Normung zu verwenden.

9.7Teilnehmende und ihre allfälligen Stellvertreter sind gegenüber allen anderen Teilnehmenden gleichberechtigt und haben – auch entsprechend dem ISO Code of Conduct[9] – folgende Aufgaben:

a) Beachten, dass die Entwicklung von Norm der Gesellschaft dient und Interessen eines Einzelnen oder einer Organisation sich dem unterzuordnen haben. Teilnehmende und ihre allfälligen Stellvertreter sind bestrebt, rein österreichische, europäische oder internationale Normen in ihrem vereinbarten Anwendungsbereich aktiv voranzubringen.

b) aktive, konstruktive und regelmäßige Teilnahme an der Entwicklung von ÖNORMEN und an der europäischen und/oder internationalen Normung entweder in Sitzungen, durch Korrespondenz, oder Video- bzw. Webkonferenz, dies umfasst auch das Respektieren der Meinungen Anderer und das Akzeptieren von Beschlüssen,

c) auch wenn Teilnehmende und ihre allfälligen Stellvertreter in ein Komitee oder eine Arbeitsgruppe von einer Stelle nominiert wurden, so sind sie doch in Eigenverantwortung in diesem Gremium tätig. Sollte allerdings die Meinung des Teilnehmenden oder seines allfälligen Stellvertreters eine andere sein als jene der nominierenden Stelle, so muss er bzw. sie dies gegenüber dem Komitee bzw. der Arbeitsgruppe bekanntgeben.

d) Präsentieren schriftlicher Vorschläge zur Konkretisierung der Standpunkte,

e) Information an den Komitee-Manager, wenn den Teilnehmenden bekannt wird, dass die Verbindlicherklärung einer ÖNORM in einem Gesetz oder in einer Verordnung in Aussicht genommen wird,

f) Einhaltung der Bestimmungen der GO, insbesondere der darin enthaltenen Grundprinzipien.

[9] Siehe https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/developing_standards/docs/en/codes_of_conduct.pdf