Der elektronische Verwaltungsarbeitsplatz der Gegenwart ist geprägt von vielen, über die Jahre/Jahrzehnte gewachsene, IT Systemen. Ebenso die Arbeitsweisen auf die diese Systeme aufsetzen sind seit Jahren bekannt und bewährt. Doch in den Jahren hat sich der Umgang mit elektronischen Medien stark gewandelt und mit ihm auch die Rahmenbedingungen der Arbeitserbringung an sich. Junge ArbeitnehmerInnen, welche mit dem „Smartphone“ aufgewachsen sind kommunizieren und dokumentieren anders als die heutigen VerwaltungsmitarbeiterInnen zwischen 30 und 65. Ist unserer Arbeitsalltag von Dokumenten und E-Mails geprägt, kommen junge ArbeitsnehmerInnen für ihre Alltagsorganisation ohne E-Mails aus und verwenden Dokumente auch nur, wenn man sie dazu zwingt.

Zusätzlich steht die öffentliche Verwaltung auch noch vor folgenden Herausforderungen:

• Junge und hochqualifizierte MitarbeiterInnen für die öffenliche Verwaltung zu gewinnen, welche mit modernen Arbeitstechniken, Werkzeugen vertraut und flexiblen Arbeitszeiten gewohnt sind.

• Wissensverlust durch massiven Personalabgang in den nächsten 15 Jahren. Bis 2024 werden bis zu 42% des Personals durch Pensionierung ausscheiden.

• BürgerInnen sind es mehr und mehr gewohnt soziale Medien und deren Kommunikationskanäle zu nutzen. Sie erwarten sich zunehmend, diese auch in der Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung.

• Dienststellen verwenden unterschiedliche Werkzeuge zur Dokumentation und Kommunikation, wodurch der Informationsfluss innerhalb, vor allem aber auch zwischen den Ressorts gehemmt und manchmal unterbunden wird.

• Budgetkonsolidierung erfordert die Reduktion von Ausgaben.

• Die informationstechnische Einbindung von verwaltungsexternen Personen und Gruppen, beispielsweise Dienstleistern, stellt eine immer größere Herausforderung dar, da die Notwendigkeit des Informationsaustausches stetig steigt. Andererseits führen vor allem Sicherheitserwägungen zur Abschottung derzeitiger IT-Systeme.

Aufgrund dieser Herausforderungen haben die Präsidialchefs der Bundesministerien und obersten Organe das Projekt „Arbeitsplatz der Zukunft / Elektronischer Dienstleister“ beauftragt. In diesem Projekt sollen neue Arbeitsweisen (Soziale Kooperation/Netzwerke) in die öffentliche Verwaltungsarbeit einfließen.

Zu diesem Zweck wurde im Projektteam ein Konzeptionspapier erarbeitet, welches im Anschluss mittels discuto.io mit allen Verwaltungseinheiten in Österreich (von Wien bis Vorarlberg) zur Diskussion gestellt wurde. In diesem Beitrag wurden die 106 Artikel von 63 TeilnehmerInnen behandelt, wobei 271 Kommentare und 2798 Stimmen abgegeben wurden. Den Beitrag finden sie unter folgendem Link: https://www.discuto.io/de/consultation/1264 Über einen Zeitraum von mehreren Wochen wurden Fragen gestellt und beantwortet, Themen hinterfragt und Missverständnisse aufgeklärt. All diese Ergebnisse sind dann in die Phase 2 des Projektes eingeflossen und bestimmen so die organisatorische und kulturelle Ausprägung des „Arbeitsplatzes der Zukunft“ maßgeblich mit.