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Arbeitsplatz der Zukunft / Elektronischer Dienstleister

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15 Mai

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Diskussion

Start: 24 Mär Ende

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Beschreibung

Sehr geehrte Damen und Herren,

die wesentlichsten Kernaussagen aus dem Management-Dokument des Elektronischen Dienstleisters stehen hier ab sofort zur Abstimmung zur Verfügung.
Die Absätze dieses "Dokuments" sind so gestaltet, dass man zu jedem Punkt eine Zustimmung oder eine Ablehnung definieren kann.
Es würde uns freuen, wenn Sie weiterhin aktiv am Projekt mitarbeiten. Die Ergebnisse werden dann in die Phase 1 bzw. Phase 2 einfließen.
Bei Problemen mit der Bedienung oder Barrierefreiheit wenden Sie sich bitte an support@cbased.com.

VIelen Dank für Ihre Bewertung. Das EDI Projektteam und die Kerngruppenleiter

Weitere Informationen

EDI Management Version 1.1

Status: Geschlossen

Sichtbarkeit: Öffentlich

Autor: Michael.Freitter

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Michael Freitter ist Projektmanager im Österreichischen Bundeskanzleramt in der Abteilung „E-Government: Programm- und Projektmanagement“. Er studierte Informatik auf der TU-Wien und Wirtschaftsinformatik auf der Universität Wien. Neben seiner derzeitigen Haupttätigkeit, der Entwicklung des „Arbeitsplatzes der Zukunft“, beschäftigt er sich auch noch mit Elektronischen Aktensystemen und ist Vorsitzender des „Digitalen Archiv Österreich“. Zusätzlich besitzt er auch Zertifikate für Projekt- und Prozessmanagement und unterrichtet auf der Universität Krems und auf der Fachhochschule Wien. LinkedIn: at.linkedin.com/in/MichaelFreitterBKA

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2.2 Weiterentwicklung der Dokumentenbearbeitung

2.2.1 Allgemeines

P45

Es sollte ein Produkt ausgewählt werden, das die Basisbedürfnisse abdeckt. Hierunter versteht man, dass Text, Tabelle, Präsentation, Graphik und Bild mit einem einzigen Produkt erstellt werden können. Spezialfunktionalitäten einzelner derzeit gängiger Softwaren könnten nicht genutzt werden. Von einer entsprechenden Barrierefreiheit und der Berücksichtigung genderrelevanter Gegebenheiten wird ausgegangen.

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P46

Die Spracherkennung ist mittlerweile sehr ausgereift, bringt Vorteile bei der Dokumentenbearbeitung und soll daher integriert werden.

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2.3 Persönliches Cockpit

P47

Im Kapitel Grundsätzliche Gliederung (SOLL-Stand) wird ein persönliches Cockpit als Ausgangspunkt des Management Cockpits beschrieben.

Arbeitsvorrat

Fristen-Monitoring, Erinnerungsfunktion, Terminakte/Urgenz, Terminlisten

Vorschau-Modus, Alert bei neuen Beiträgen bzw. Änderungen

Teamrooms für Projekte, gemeinsames Arbeiten mit OE-externen Personen

Postfach

ToDo-Liste

Wikis

Foren

Intranet

Mitarbeiterzeitung

Konferenz-Managementsystem

Persönliche Kenngrößen: Urlaubstage, Krankenstand, Pflegefreistellung, Vorrückung, Einstufung, …

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3. Management Instrumente

3.1 Grundsätzliche Gliederung (SOLL-Stand)

P48

Jede Führungskraft arbeitet künftig mit einem persönlichen Cockpit, das individuell anpassbare Services und Funktionen zur Verfügung stellt. Das Management Cockpit ist Bestandteil dieses persönlichen Cockpits und gliedert sich in Bereiche:

Perspektiven mit x Themenbereichen – sind standardisiert vorgegeben

Details und Vergleichsparameter (aggregiert) zur eigenen Organisationseinheit – stehen
jeweils in Bezug zu einer ausgewählten Perspektive

Fachliche Steuerung – dient zur Darstellung individueller Themen bzw.
aufgabenbezogener Informationen

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3.2 Grundsätze zur Nutzung eines Management-Informationssystems

P49

Die folgenden Grundsätze für ein MI stellen eine erste Sammlung an strategischen, fachlichen und technischen Vorgaben dar und müssen im Rahmen der Implementierung weiter konkretisiert werden:

Strategische Vorgaben

Die für die Aufgabenerfüllung relevanten Informationen erhält die Führungskraft über eine Oberfläche.

Die Herstellung und Wahrung der Strukturgleichheit der Daten ist eine unverzichtbare
Voraussetzung für das angedachte MI.

Es gibt kein Ressort-übergreifendes Thema, das nicht auch ein Ressort-Spezifisches
Thema ist. D. h. für die wirkungsorientierte Steuerung, dass Ressort-Spezifika sich zu übergreifenden Zielen aggregieren (Wirkzielkaskaden).

Die Datenhoheit verbleibt in den operativen Primärsystemen. Detailabfragen finden
ebenfalls ausschließlich dort statt.

Ressorts müssen eigene Informationsobjekte einbringen und verwalten können.

Das Ressort gibt die eigenen Daten für das Ressort-übergreifende MI frei – Grundsatz der Freiwilligkeit.

Ressort-übergreifende Vergleichsparameter sind anonymisiert.

Das künftige Management Cockpit muss so flexibel sein, dass heutige und zukünftige
technische Lösungen angebunden werden können – unabhängig von derzeit
bestehenden Systemen.

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P50

Fachliche Vorgaben

Über eine intuitiv bedienbare Oberfläche – „wie bei SmartPhone“ und „AppStore“ - sind die Daten für die Führungskraft komfortabel, einfach und rasch verfügbar.

Das Management Cockpit ermöglicht flexibles und mobiles Arbeiten.

Die steuerungs-/entscheidungsrelevante Information soll auf der übergeordneten Ebene
verfügbar sein. n+1 Prinzip: Ressort-interne Informationen der fachlichen Steuerung
werden ab der n+1. Ebene anonymisiert.

Das Management Cockpit muss so flexibel sein, dass unterschiedliche Periodizität und
Funktionen abgebildet werden können. Einfache Vergabe von Berechtigungen z. B.
Personalwechsel.

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3.3 Perspektiven und Vergleichsparameter

P51

Das Management-Informationssystem soll folgende Perspektiven/Themenbereiche zur Unterstützung von Planungs-, Entscheidungs- und Führungsaufgaben abbilden:

Personal-Perspektive mit Themen-Beispielen:

Basisdaten zum Personal-Controlling, Personal(budget)

Planstelle/VBÄ

Verteilung der Dienstverhältnisse: Beamte, Vertragsbedienstete,
Anteil Werkvertrags-Payroll

Leistungsstunden

Mehrdienstleistungen, Überstunden(-budget)

Fehlzeiten, Krankenstandstage

Dienstreisetage

Durchschnittsalter/Altersschnitt/Nachfolgeplanung

Quoten: Behinderte Mitarbeitende, Lehrlinge, Frauen, High Potentials, Mitarbeitende mit
Telearbeit

Qualifikation/Fort-/Ausbildungen

Maßnahmen zur Verbesserung der MA Zufriedenheit – Status der Umsetzung

Anteil mobiles Arbeiten: Ersparnis – Kilometer, Zeit

Personaleinsatz in Projekten

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P52

Finanzen –Perspektive mit Themen-Beispielen

Budget: Ausgabengebarung

Kostenrechnung: Kosten/Leistungsstunde

Planung von Kostenstellen (Soll/Ist-Vergleich)

Budgetplanung auf Kostenträger (Programme/Projekte) Ermöglichung einer
übergreifenden Projektsicht bei Detailplanung auf Sektionsebene

Ressourcen/Ziele/Leistungsplanung

Zuordnung von Wirkungszielen: Steuerungskompetenz liegt bei Ressortleitung, ggf.
Anpassung der Leistungskataloge

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P53

„Zählwerk“ mit Themen-Beispielen

Kenngrößen aus formellem und informellem Arbeiten

Basisinformationen über Prozess- und Ergebniskennzahlen z. B.

- Durchlaufzeit

- sichere Informationselemente (Bescheide, Erledigungen, Einleger)

- Dokumentenmanagementsystem-Objekte

- Parlamentarische Anfragen

Kennzahlen zur Verbesserung der Prozesse durch Optimierungen - Arbeiten am System

- Verkürzung der Reiseabrechnungen

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P54

Wirkungsorientierte Steuerung: Ziele/Ergebnissteuerung

Vereinbarte Wirkungsziele auf Organisationseinheit (öffentlicher Teil/interner Teil)

Zuordnung von Maßnahmen zu Zielen

Evaluierung der Maßnahmen

Zielerreichungsgrad: Verhältnis traditionelles Kerngeschäft/Tagesgeschäft zu Kernleistung und Wirkungsziel

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P55

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Perspektiven wurden in den Experten-Gesprächen auch folgende Themen genannt:

Regierungsprogramm/-strategie

Wissensmanagement (Anzahl Artikel in Foren oder Wiki zu Fachthemen, Top-Artikel:
Bewertungen, Aktivitätsgrad in Teamrooms)

Gleichstellungsorientierung

Infrastruktur – Supportfunktionen (Facility Management, Fuhrpark, Reinigung, …)

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P56

Zu jeder Perspektive werden Ressort-interne und Ressort-übergreifende Vergleichsparametern zur Verfügung gestellt. Ressort-intern ist eine hohe Transparenz der Vergleichswerte zweckmäßig und es werden absolute Kenngrößen dargestellt.

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P57

Ressort-übergreifende Vergleiche basieren auf Organisationsebene auf Freiwilligkeit, d. h. diese sollen nicht immer über alle Ressorts hinweg verfügbar sein, sondern gegebenenfalls auch nur für einige Organisationen.