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Arbeitsplatz der Zukunft / Elektronischer Dienstleister

Start: 24 Mär Ende

0 Tage noch (endet 15 Mai)

Jetzt zur Diskussion und die eigene Meinung einbringen

Beschreibung

Sehr geehrte Damen und Herren,

die wesentlichsten Kernaussagen aus dem Management-Dokument des Elektronischen Dienstleisters stehen hier ab sofort zur Abstimmung zur Verfügung.
Die Absätze dieses "Dokuments" sind so gestaltet, dass man zu jedem Punkt eine Zustimmung oder eine Ablehnung definieren kann.
Es würde uns freuen, wenn Sie weiterhin aktiv am Projekt mitarbeiten. Die Ergebnisse werden dann in die Phase 1 bzw. Phase 2 einfließen.
Bei Problemen mit der Bedienung oder Barrierefreiheit wenden Sie sich bitte an support@cbased.com.

VIelen Dank für Ihre Bewertung. Das EDI Projektteam und die Kerngruppenleiter

Weitere Informationen

Status: Geschlossen
Sichtbarkeit: Öffentlich
Michael Freitter ist Projektmanager im Österreichischen Bundeskanzleramt in der Abteilung „E-Government: Programm- und Projektmanagement“. Er studierte Informatik auf der TU-Wien und Wirtschaftsinformatik auf der Universität Wien. Neben seiner derzeitigen Haupttätigkeit, der Entwicklung des „Arbeitsplatzes der Zukunft“, beschäftigt er sich auch noch mit Elektronischen Aktensystemen und ist Vorsitzender des „Digitalen Archiv Österreich“. Zusätzlich besitzt er auch Zertifikate für Projekt- und Prozessmanagement und unterrichtet auf der Universität Krems und auf der Fachhochschule Wien. LinkedIn: at.linkedin.com/in/MichaelFreitterBKA

TEILNEHMERINNEN (64)

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1. Formelles Arbeiten

1.1 Allgemeines

P1

Unter formellem Arbeiten werden alle Aktivitäten der Öffentlichen Verwaltung verstanden, die dokumentiert und nachvollziehbar sein müssen. Dies beinhaltet sowohl das bisher mit dem ELAK durchgeführte dokumentbasierte Arbeiten als auch das Arbeiten mit Fachapplikationen.

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P2

Die formelle Zusammenarbeit in der Verwaltung bedarf eines gemeinsamen Werkzeuges. Dieses Werkzeug basiert, wie andere Module auch, auf einem Workflow System.

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P3

Das Werkzeug muss die notwendigen organisatorischen Regelungen und Rahmenbedingungen im Sinne eines Assistenten unterstützen.

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P4

Verfahrensabwicklungen aus Fachanwendungen werden wechselseitig integriert, um aus organisatorischer Sicht einen einheitlichen, gemeinsamen Arbeitsvorrat zu ermöglichen.

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P5

Die formelle Kommunikation zwischen den das Werkzeug anwendenden Stellen der öffentlichen Verwaltung (in der Folge als Mandanten bezeichnet) erfolgt - zur Vermeidung von Medienbrüchen und zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Dokumentation ausschließlich - innerhalb des Werkzeugs.

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P6

Das Werkzeug muss die Interaktion citizen to government unterstützen (z. B. elektronische Formulare, Verfahrensstatusmeldung).

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P7

In Zukunft soll jedes Informationselement (z.B. Textdokument, Ton-Dokument, Teamroom, Chatverlauf) nur mehr zwei Stati besitzen: „Frei“ und „Sicher“.

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P8

Folgende Kriterien unterscheiden sich zwischen „Frei“ und „Sicher“. Ein sicheres Informationselement kann aus einem Dokument bestehen (z.B. E-Mail), kann allerdings auch mehrere Elemente beinhalten und auch einen Workflow nutzen. In der „größten Ausbaustufe“ des sicheren Informationselementes würde es dann dem heutigen Akt entsprechen.

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„freies“ Informationselement

„Sicheres“ Informationselement


Metainformationen

MUSS

MUSS

Nummernsystem

-

MUSS

Zugriffsrechte (Gruppen)

KANN

MUSS

Prozess (Workflow)

KANN

KANN

Unterschriften

-

KANN

Nachvollziehbarkeit (Versionierung)

KANN

MUSS

Archivierung

-

MUSS (wenn archivwürdig)

Externe Beteiligung (BürgerInnen)

KANN

-

P9

Jedes sichere Informationselement besitzt genau eine Geschäftszahl. Diese ist so aufzubauen, dass bei Zuständigkeitsänderungen keine Änderung bestehender Geschäftszahlen erforderlich ist (z. B. kein Ressortkürzel und keine OE in GZ): Eindeutige Kennnummer des Systems . laufende Nummer/Jahr

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P10

Unterschiedliche Zahlenkreise zwischen Eingangsstück und Akten können dadurch entfallen.

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P11

Ergebnisse des informellen Arbeitens (Status „Frei“) sollen ohne großen Aufwand in den Status „Sicher“ übergeführt werden können. Die Statusänderung von informellen Elementen („Standard“) in formelle („Sicher“) ist jederzeit möglich. Die Statusänderung von „Sicher“ (formellen Elementen) in „Standard“ (informelle Elemente) ist jedoch nicht möglich.

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1.2 Eingangsmanagement

P12

Elektronische Eingänge müssen verarbeitet werden können. Die Typen der elektronischen Eingänge sind vorweg zu definieren, es sollen nur wenige sein. Digitalisierung von Papiereingängen mittels Scanning und die Übernahme von Informationen aus dem informellen Arbeiten gehören dazu. Dabei müssen, soweit möglich, relevante Meta-Informationen automatisationsunterstützt übernommen werden.

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P13

Es kann auch fachliche Prozesse geben, in denen im Eingangsmanagement sofort sichere Informationselemente erzeugt werden müssen (z.B. Eintreffen einer parlamentarischen Anfrage)

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1.3 Geschäftsfallbearbeitung

P14

Es gibt nur einen Geschäftsfall-Typus, den „Akt“. Geschäftsfälle müssen beliebig miteinander verknüpft werden können. Die bisherige Verknüpfungsmöglichkeit über „Vorzahl“ und „Nachzahl“ entfällt. Die Unterscheidung zwischen Sachakten, Namensakten, Faszikelakten etc. fällt weg. Jedem sicheren Informationselement kann auch ein Prozess hinzugefügt werden.

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P15

Ein Eingangsstück ist eine geschäftsfallrelevante Information, bei der nachvollziehbar und gesichert die Quelle der Information (=Einbringer) und das Datum der Einbringung festgehalten wird.

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