Im Sinne von wirkungsorientierter Verwaltungssteuerung ist das Ziel von Wissensmanagement, das vorhandene Wissen der öffentlichen Verwaltung transparent und bewertbar zu machen. Wissen bzw. Nichtwissen oder insbesondere Wissensverlust kann auch in der öffentlichen Verwaltung schnell zum Kostenfaktor werden. Wenn Personen aus der Organisation scheiden, kann der Ausgleich oder die Beschaffung von verlorenem Fachwissen, Erfahrungswissen, den persönlichen Fähigkeiten und Kontakten enorm aufwendig und teuer werden.

Die Verwaltung der Zukunft sollte sich zu einer „Lernenden Organisation“ entwickeln. Dazu gehört die Fähigkeit, Wissen zu entwickeln, zu erwerben und zu verteilen, sowie das eigene Verhalten auf Basis neuen Wissens und neuer Einsichten zu verändern.

Wissensmanagement wird zu einem Teil der jeweiligen Organisation, ihrer Strukturen, Prozesse und Steuerung. Verwaltungsführung wird wissensorientiert, Organisationsstrukturen werden wissensfördernd sein. Wissensmanagement wird eine Selbstverständlichkeit.²

Es gilt nunmehr die Weichen zu stellen um ein System zu entwickeln, welches einem effektiven Wissensmanagement – quer über die gesamte Bundesverwaltung und somit über sämtliche Gruppen von Bediensteten – zuarbeitet.

Wissen wird laufend dokumentiert, erweitert und durch gute Suchen auffindbar gemacht:

Es sollten Wissensplattformen zu sämtlichen Querschnittsthemen sowie Themen, die innerhalb eines Ressorts, bzw. ressortübergreifend einen weiten Personenkreis betrifft, eingerichtet werden.

Eine bundesweite Lösung betreffend Wissensplattformen stellt spezifische Anforderungen an den ELAK der Zukunft. Es gilt einen Wildwuchs an Plattformen zu verhindern – der ELAK der Zukunft sollte daher, mittels semantischen Analysen, in der Lage sein, thematisch überschneidende Wissensplattformen zu erkennen und gegebenenfalls zu verknüpfen.

Folgende Anforderungen müssen erfüllt werden:

• „Lebhafte“ Wissensplattformen müssen durch organisatorische Maßnahmen unterstützt werden. Diesbezüglich muss ein „Umdenkprozess“ von den obersten Führungskräften (zu deren eigenen Nutzen) initiiert werden. [bspw. Die zuständige Person ist im Urlaub – wer kann die Anfrage des BM beantworten?]

• Wissen ist Organisationsaufgabe (= gesamte Bundesverwaltung) – welches durch personenbasiertes Wissen unterstützt wird.

• Wissensvereinsamung (= Konzentration Wissen auf eine Person) darf nicht unterstützt werden.

• „Revierdenken“ muss von der obersten Führung unterbunden werden (1 x öffentliche Verwaltung auf Bundesebene vs. Spezialwissen von 13 Ressorts).

• Ausgehend von der grundsätzlichen Anforderung nach „gesichertem“ Wissen braucht es klare Verantwortliche. Diesbezüglich sind Wissensredaktionen einzusetzen. Eine Wissensredaktion setzt sich aus mehreren fachkundigen Personen zusammen, welche für die Inhalte der jeweiligen Wissensplattform verantwortlich sind. Klarzustellen ist, dass es sich bei dem Schlagwort „Wissensredakteur/in“ jedenfalls um eine Tätigkeit und keine Funktion handelt – d.h. die Schaffung einer „hauptberuflichen“ Wissensredaktion ist nicht anzustreben.

• Wissensredaktionen sind ressortübergreifend einzusetzen, dies – um einheitliche Bundeslösungen zu forcieren.

• Wissensredakteurinnen und Wissensredakteure haben (regelmäßig) für die Korrektheit der innerhalb der Wissensplattform angebotenen Informationen zu sorgen (Recht zu löschen, ändern).

• Als „Bundeswissen“ klassifizierte Informationen müssen durch die Wissensredaktionen freigegeben werden.

• Es braucht eine einfache Möglichkeit Ergebnisse von „nicht gesichertem Wissen“ (bspw. aus Diskussionsforen etc.) in gesichertes Wissen zu übernehmen.

Es müssen Plattformen eingerichtet werden, mit welchen Schulungen einfacher abgewickelt werden können und der Wissenstransfer bei Abgängen (Pensionierungen, Ausscheiden aus dem Dienststand) einfacher möglich wird.